为适应我市中、小学校档案工作日益发展和管理现代化的需要，实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，提高档案干部的政治、业务素质，实现学校档案和 档案工作的管理科学化，促进整体业务建设，充分发挥学校档案信息资源的作用，进一步为学校教育教学工作服务，特制定本规范。
第一章 学校档案部门业务建设
一、学校档案工作的基本原则
(一)学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学校档案。
(二)学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。档案工作应是评估学校全面建设的重要内容之一。
(三)学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、安全、便于开发利用。
(四)学校应严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布置 、检查、总结、验收各项工作时，要做好验收档案工作。
(五)学校应设立综合档案室，明确一位校领导分管档案工作，各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案干部具体承办。各级领导应为档案干部提 高政治、业务水平和生活待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活。档案干部应相对稳定。
(六)学校档案工作要在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。
(七)学校档案工作要努力从经验管理向科学管理转变，逐步采用电子计算机等先进技术，大力开发档案信息资源，满足教学和各项工作需要。
二、学校档案部门的任务
(一)认真贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规，规划全校档案工作。
(二)制定本校档案工作规章制度，监督、指导实施和检查执行情况。
(三)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。
(四)开展档案的利用工作。
(五)参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。
(六)参加档案工作协作、学术研究和交流活动。
(七)培训学校档案工作人员。
(八)开展档案宣传工作。
(九)接受上级档案部门的监督指导和完成学校领导交办的其他任务。
三、学校档案部门的制度建设
(一)综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则和规定。
(二)立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档要求。
(三)档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。
(四)档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。
(五)档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。
(六)利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。
(七)档案的鉴定制度，包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。
(八)岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。
四、学校档案干部素质要求
(一)学校档案部门应配备政治素质好，具有大专以上文化水平和一定专业知识持证上岗的档案干部。
(二)要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持四项基本原则，执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。
(三)要认真学习档案专业知识、科学管理知识，提高整体素质，确保工作顺利进行。
五、档案的收集
(一)收集范围
1．学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。
(1)学校档案规定归档范围八大类文件材料：党群、行政、教学、基本建设、仪器设备、会计、人员、声像方面的文件材料，其中幼儿园要增加卫生保健类的材料。
(2)征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其它资料。
(3)校内教职员工在其非职务范围的公务活动中形成的文件材料，可交由学校档案室作资料保存。
2．建国前学校的各类档案。
3．并人本校的单位档案资料。
4．上级决定由本校保管的撤销单位的档案。
(二)整理立卷归档分工
1．部门整理立卷归档是档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确，协同配合。
2．学校领导及各职能部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门，有关人员认真做好工作。
3．全校性、综合性的由校长办公室负责整理归档，其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。
4．整理立卷归档涉及多个部门的文件，由主要职能部门归口，其他部门形成的亦应相对集中。
(三)归档文件和案卷的质量要求
1．归档文件及案卷须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料应利于长期保存。
(1)党群和行政类档案，按“卷”归档整理的，按问题、时间或重要程度组合。组成的案卷基本以问题(一项工作、一个会议、一项专题)为主和文件价值组合而成，案卷组合一般 为60页。按“件”归档整理的，执行《广州市中小学校执行〈归档文件整理规则〉实施细则》。
(2)教学、基建、设备门类档案，按阶段、项目、型号等分别组合(具体参阅各工作规范 )。
(3)声像类，按类别(指照片、录音、录像)内容、项目组合。
2．确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判定：
(1)凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；
(2)凡反映学校一般工作活动，长期对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；
(3)凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。
3．对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余列为短期保管。
4．卷内文件排列，卷内文件要求文字材料在前，图样在后(图样按目录或图号排列)、正文在前，文稿在后。
5．编目：卷内文件材料按排列次序打印卷内文件目录，并按页依次在文件右上角(背面有文、图的在左上角)编页号。
6．填写备考表应将卷内文件材料立卷情况说明，立卷人、检查人姓名、时间填上。
7．案卷题名：案卷题名应简明确切，体式一致。题名须包括责任者，内容、名称(文种 )等。字数不超过50个字。
8．案卷装订：案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订使用软封面，并用计算机打印封面的题名和应填写的项目。
(四)归档时间和手续
1．党政部门和按年度归档的部门应在次年三月底之前初步立卷后，移交综合档案室。
2．教学部门和按教学年度归档的部门应在次年寒假前将文件材料立卷后，移交综合档案室。
3．基建文件材料归档工作应与工程建设同步进行，在项目完成通过鉴定验收时应通知档案部门参加，工程验收后三个月内将基建全过程形成的文件、材料、图纸立卷整理好，并 移交综合档案室。
4．设备仪器档案，在设备仪器开箱时，有关部门应通知档案室参加验收，安装调试后一个月内主办部门应将全部相关材料整理好移交综合档案室。
5．会计档案按年度由财务部门按要求和规定整理归档，在财务部门保管三年期满后的次年6月底前移交综合档案室。
6．人员档案，属本单位保存范围的由本单位人事部门保存三年，期满后的次年6月底前移交综合档案室。
7．声像档案在每项工作完成后，由主办部门将声像材料和文字简介，2个月内向档案部门归档。
8．随时接收上级规定应接收的档案。
9．接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，交接双方要签名盖章。
六、档案的整理
(一)划分全宗
1．档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。
2．建国后学校形成的包括各门类和载体的档案作一个全宗，全宗名称因学校名称变动而改变。
(二)档案的分类、编号
1．档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷或逐件分别归类编号。
2．分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号、排架。
(三)档案检索工具的编制
1．案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。
2．从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具；全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引。 七、档案的计算机管理
(一)档案自动化管理应纳入学校自动化信息管理网络，应使用广东省档案局推荐的与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。
(二)计算机档案管理系统应用软件的配置环境，机种选型要和本单位自动化信息管理网络一致。最好尽可能选用容量较大，档次较高的计算机，以保证档案科学管理的需要和学校 教育管理信息系统联网要求。
八、档案的保管
(一)库房要求
1．新设置的库房应基本符合国家档案部门的规定。原有不合格库房，应按规范逐步改造。新建校办公楼、教学楼应考虑档案库房的设置。
2．库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
3．库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60％。
(二)库房应根据工作需要逐步配置计算机、复印机、照像(翻拍)机、录像机、收放录音机、抽湿机、空调机、吸尘器等设备。
(三)档案入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序排列。
(四)库房排架应从左至右，从上至下依分类大纲次序和档号顺序排架，库房排架应编顺序号，各柜、各库均应有档案资料存放指引卡和示意图。
(五)档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。
(六)声像载体档案的保管。按本规范第七章执行。
九、档案的鉴定和统计
(一)档案部门要按规定进行鉴定。
1．档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。
2．在分管校长领导下，档察部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档 案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管校长批准后，方可存毁。
3．销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
(二)档案部门要确定专人负责统计。
1．建立健全统计台帐，掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁和库存内各种情况数据，按市档案部门和上级主管部门的要求及时报送各种报表。
2．按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。
3．对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，并报学校领导。
十、档案的开发利用，
(一)档案部门人员要熟悉库藏，主动提供利用，为领导和有关部门服务。
1．要充分发挥各校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定题跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。
2．综合档案室内应有阅览室和复制设备，为利用者提供方便。
(二)珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。
(三)利用手续
1．凡利用库藏档案，均应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记表》，经批准才能给予利用。
2．利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留档案室存查。
3．学校档案一般不外借，特殊情况，经批准后才能借出。档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并根据不同情况，报学校按规定严肃处理。
十一、档案的编研和学术研究
(一)学校档案部门应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑。自编或配合有关部门编写重要参考资料。
1．编研的重要参考资料包括：学校沿革，历任校领导(含副职)简介，学校各种基础数据汇编，年鉴，学校大事记(可与党办，校办合编)，重要档案史料汇编，重要专题文件汇编 (如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等)，重要会议简介等。
2．档案部门对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查。
(二)学校档案部门应认真组织本单位学术理论研究，参加本系统，本地区的档案协会( 学会、研究会、协作组)活动，并起重要作用。
第二章 党群行政类档案工作规范
一、归档范围的确定
(一)确定的原则
1．归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2．归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3．归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
(二)归档的主要内容和重点
1．归档的主要内容包括党务、行政(教学、基建、设备、外事、财会管理文件除外)、工会、团委四个部门的内容、具体范围见附件一、二。
2．归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料；其次是上级和其他单位的来文、来电等。上级来文中，应以针对学校的指令性 、指导性文件为主。
(三)不归档的文件材料
1．上级机关普发性、不需办理的文件材料； 2上级机关下发供工作参考的抄件；
3．上级机关征求意见未定稿的文件；
4．重份文件；
5．无查考利用价值的事务性、临时性文件；
6．未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件，电报草稿，一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿 除外)；
7．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
8．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；
9．学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
10．本校负责人兼任社会职务形成的与本校无关的文件材料；
11．为参考目的从各方面收集的文件材料；
12．非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。(以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存。)
二、党、政文件材料的部门立卷和归档流程
(一)形成积累
1．学校各部、处、室、支部、工会、团委和直属部门均为立卷单位、分工归口立卷。
2．各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照附件一，编制案卷类目。
3．每一个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目及时分别归档。
(二)立卷
1．立卷原则
文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能 活动，便于查找利用为原则。
2．立卷分工
(1)中共中央、国务院、教育部和省、市(区、县)党委、人民政府下达的文、电材料，综合性的，由校办公室立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办部门立卷归档。
(2)以党支部、学校名义的发文，由党支部、校办分别立卷归档(一般应保存两份以上) 。以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要的应有两份以上。
(3)党支部和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党支部或校办分别立卷归档，职能部门以党支部和学校名义召开的全校性专门会议、干部 会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。
(4)校各部门向党支部、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党支部或校办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。
(5)两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制件。
(6)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带走。
(7)重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。
3立卷质量检查
按照归档时间要求由专(兼)职档案员按案卷类目将文件收齐归档，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：
(1)检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
(2)检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
(3)检查案卷文件保存价值，查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部份之间是否大体一致。
(4)检查案卷文件数量。最多不超过100页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。
4．立卷程序
(1)分年度
先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归人文件形成年度；跨年度的请示与批复，归人批复年度；跨年度规划、计划，可归人文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结 、报告，归人文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；跨年度的案件材料，归人结案年度；法规性文件归人公布或批准年度；按学年处理的文件归入 专门年度。
(2)分问题
将文件按其内容所反映的问题、事由分开。
(3)分期限(分价值)
将文件按照对学校和社会的价值，确定其不同保管期限分开
5．立卷组合
(1)立卷组合的基本要求
立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。
(2)立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行
会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；
非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；
人民采信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；
统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；
学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单问题组合；
工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；
简报按名称或期号组合；
其他文件材料可按照特殊的形式组合。
6．卷内文件材料应按重要程度或时间顺序排列
批复、批示在前，请示、报告在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
转发件在前，被转发件在后；
非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；
其他文件材料按时间顺序排列。
7．对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件 材料上的金属物。
8．成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。
卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；
未装订的案卷，卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角；卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件， 请示与批复、来文与复文、正本与定稿、正件与附件，按一件计算。
9．填写卷内文件目录
顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
文号：文件制发机关的发文字号。
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“［ ］”号。
日期：文件的形成时间，是指文件署名下的时间，填写时可省略“年”、 “月”、 “日”字，在表示年、月、日数的右下角加“?”号。
页号：卷内文件起止页的编号。
10．填写卷内备考表
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。
立卷人：由组成本卷的责任者签名。
检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。
11．对采用立薄卷方式的案卷，必须用软封面，再装入硬盒内。
12．拟写案卷题名。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内．容、名称( 文种)，除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往 文书”；非诉讼案件材料，不得用“×××案件”。
(三)归档验收
文书立卷部门整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录，在次年3月底 以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。
三、党、政档案的管理
(一)分类编号
1．根据学校党、政档案的内容特点和形成规律，编制用于档号的二级类目代号简表(小学、幼儿园党政档案无需分二级类目)。
2．党群(行政)类档案档号=年度号+党、政档案分类号+案卷号
其模式如下：
案卷号按最下位类目的永久、长期、短期顺序编一个流水号。年度用自然年度。
(二)编目
1．档案部门对接收的案卷的卷脊档号栏书写档号，也可以贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距案卷脊背底边40毫米处。
2．按分类原则编制党、政档案案卷目录。
3．及时将录人数据存贮到计算机中，用计算机进行管理，并与学校信息系统联网。
(三)排架、保管
将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左至右竖立排放。
1．与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案，按《声像载体档案工作规范》的有关条款处理。
2．保管要求按本规范第一章第8条执行 (四)鉴定和销毁
按本规范第一章第9条执行。
(五)统计
按本规范第一章第9条执行。
四、党、政档案工作岗位责任制
(一)分管档案工作的校级领导职责
1．组织全校性的宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动；
2．加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程，督促分管部门按上级和学校档案部门要求做好应做的工作。
3．关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。
(二)分管档案工作的各部门领导职责
1．组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作；
2．加强与学校档案部门联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量；
3．做好文秘工作人员和专(兼)职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。
(三)各立卷部门专(兼)职档案干部职责
1．坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；
2．负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；
3．归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；
4．主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案部门归档；
5．积极参加业务学习，不断提高档案工作水平；
6．做好文件材料的安全和保密工作。
(四)学校档案部门负责人职责
1．负责制定党、政档案的工作计划规划，进行季、学期、年度的本室工作总结，拟制( 修订)业务工作的各项规章制度，并认真组织实施；
2．对本室人员进行合理分工，随时掌握工作情况，按计划完成任务；
3．组织本室人员进行政治和业务学习，组织文书处理部门专(兼)职人员的业务培训；
4．负责接待、处理有关单位和群众的来访、函，负责有关党、政档案业务工作对外联系；
5．调查了解本校党、政档案工作情况，并就党、政档案的改革等有关问题，提出意见和建议；
6．完成领导交办的有关事宜。
(五)党、政档案管理人员职责
1．根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制定本单位的党、政档案工作的各项管理制度；
2．指导、监督、检查、协助有关部门做好文件材料的形成、积累和整理归档工作；
3．对接收入库的党、政档案进行分类、整理，编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发工作，为学校各项工作及社会利用档案史 料服务；
4．贯彻执行关于保守党和国家机密的规定，维护档案的安全；
5．做好“八防”工作，确保档案材料完整、安全；
6．对保存的党、政档案数量进行统计。
附件一
学校党群类档案
归档范围和和保管期限表
D011 党务综合
附件二
学校行政类档案
归档范围和保管期限表
XZll 行政综合
附件三
学校党群类档案
二级类目代号简表
11 党务综合
含党支部综合材料
12 纪检工作
13 组织工作
14 德育工作
含学生思想政治工作
15 统战工作
含民主党派材料
16 工会工作
含女工工作
17 团队工作
含学生社团材料
含少先队材料
附件四
学校行政类档案
二级类目代号简表
XZ
11 行政综合 含学校评估、教代会、校史等综合材料
12 人事
含师资工作材料人此
13 监察、审计
14 武装、保卫
15 总务
16 档案、图书
第三章 教育教学类档案工作规范
一、教学档案归档范围的确定
(一)确定的原则
1．归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2．归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3．归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
(二)归档的主要内容和重点
1．归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生工作、教材等方面(具体范围见附件一)。
2．归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的各种不同载体的文件材料。
(三)不归档的文件材料
1．上级有关教学的普发性(非专指中小学校)、不需办理的文件；
2．上级有关教学的未定稿的文件；
3．重份文件；
4．无查考利用价值的事务性、临时性文件；
5．非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
6．校内其他部门发来的材料；
7．与校外单位交换来的材料；
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
二、教学文件材料的部门立卷与归档流程
(一)形成与积累
1．每年新学年开始后，由分管档案工作的校级领导向各部门部署新学年工作时，同时布置积累形成教学文件材料的任务。
2．教务部门会同档案部门向各部门发放各种教学文件材料表格，学籍登记表(卡)，积累用卷宗(袋)等。
3．部门兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料，并定期进行整理。
4．档案室随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。
5．归档的教学文件材料必须使用钢笔，字迹工整，格式统一，签字手续完备。
6．教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件(论文、专著、优秀教材等)除原稿外，各校根据实际情况，酌加副本。
(二)整理组卷
1．坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由部门或教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。
2．根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷 ，每卷不超过100页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。
3．在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。
4．卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。
5．卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。
6．凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
7．各种材料大小均按软封面大小装订，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
8．文中密不可分的插图、照片应贴人文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文 字材料卷一致的档号。
9．透明图纸贴上标签，不用折叠，填写张号及与文字报告一致的档号。
10．按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
11．填写卷内目录及备考表。
应卷内目录中注明相应类目的档号。
12．凡教师业务档案中规定的内容已分别归人其他类档案的，应在卷内目录中注明相应类目的档号。
13．文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案室确定。
14．填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。
(三)归档验收
1.由归档人员填写卷内备考表，并由立卷人及审核人签章。
2.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定的，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
3.移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。
4.教学综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。
三、教学档案的管理
(一)分类编号
1.根据教学档案的内容和特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表。 (小学、幼儿 园教学档案除教师业务档案外无需分二级类目)
2.教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号
模式如下：
属于教学管理内容的采用自然年度，其余可采用教学年度，涉及学籍问题的可采用人学时的年度(“级”)或用毕业时的年度(“届”)
(二)编目
1.每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40 毫米处。
2.登录教学档案目录，按档号顺序，以案卷为对象填写。
3.编制各种分类目录和专题目录，积累到一定程度后，打印汇编出版。
4.将编制的教学档案数据输入计算机数据库，逐步实现与本系统的信息库联网。
(三)排架、保管
1.按档号顺序排架。
2.保管要求按《本规范第一章》第8条执行。
3.与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按《声像载体档案工作规范》有关条款处理。
(四)鉴定与销毁
按《本规范第一章》第9条执行。
(五)统计
按《本规范第一章》第9条执行。
(六)档案的补充与修改
1.各部门随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案室补充归档，档案室负责教学档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在卷内目录上补充填写。
2.凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准；未经批准，不得修改任何文件材料。
四、教学档案工作岗位责任制
(一)分管教学工作的校领导的职责
1.组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入本校工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案干部的各种待遇等方面提供 条件。
2.定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。
(二)教学管理部门领导的职责
1.制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。
2.加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案质量。
3.对本部门管理干部和专(兼)职教学档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。
(三)学校档案部门职责
1.认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，制订本校教学档案工作各项管理制度并付诸实施。
2.督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案。
3.按照《教学类档案工作规范》要求做好教学档案的各项业务工作。
4.努力开发教学档案信息资源，充分发挥其作用。
5.积极开展教学档案理论研究，参加各种学术活动，不断提高工作质量。
6.组织全校专(兼)职教学档案员进行业务学习和交流经验。
(四)各部门专(兼)职教学档案干部职责
1.做好本部门教学文件材料的形成积累工作。
2.将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，装订整齐，并及时向学校档案室移交。
3.做好存放在本部门的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。
(五)教研组组长的职责
1.负责收集教研组的典型教案，集体备课记录、试题、试卷等向所在部门专(兼)职档案员移交。
2.督促教师向学校档案部门移交各种业务档案归档。
附件一
〗校教学档案
归档范围和保管期限表
JX11 综合
第四章 幼儿园卫生保健类档案工作规范
一、归档范围
幼儿园在幼儿卫生保健工作活动中形成的具有一定保存和参考价值的文件材料。具体归档范围见附件一。
二、归档时间
幼儿园综合档案室在每年新学年伊始，会同负责卫生保健档案管理部门的兼职档案员，向卫生保健档案形成的部门(医务(卫生)室、保育员、厨房等)部署档案材料的积累、整理归 档工作，并按归档要求组卷。卫生保健类档案于次年9月底前移交幼儿园综合档案室，并办理移交手续。
三、归档要求
归档的卫生保健文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，符合卫生保健工作成套性特点。
四、编号
1.幼儿园卫生保健类档案的分类只设一级类目。
2.卫生保健类档案档号=年度号+卫生保健档案分类号+案卷号
模式如下：
注：11～14可在部门短期保存。
第五章 基本建设类档案工作规范
一、基建档案工作的基本原则
(一)凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
(二)基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
(三)基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围，做到基建工程建设过程中与建立档案工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一套合格的竣工图的验 收同步进行。
(四)把基建档案工作列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。
二、基建档案归档范围的确定
(一)确定的原则
1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的基建文件材料必须遵循其自然形成规律，保证其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。
(二)归档的主要内容和重点
1.归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方 面，具体范围见附件一。
2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
(三)不归档的文件材料
1.上级机关有关基建的普发性(非专指学校)、不需办理的文件；
2.正式施工前的草图，未定型图纸；
3.重份文件和重份图纸；
4.无查考价值的临时性、事务性文件。
三、基建文件材料的部门立卷与归档流程
(一)形成积累
1.学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专(兼)职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
2.基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。
3.基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、 系统的基建档案材料。
4.基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。
5.学校档案部门要掌握大型基建项目的工程进度，督促、指导专(兼)职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。
6.基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。
7.学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。
8.使用基建文件材料过程中原则上不能更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行审批手续。
9.归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图象清晰。
10.归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。
11.归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
12.工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录，交工验收记录和签证等，编制好竣工图。
13.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其他文件材料一般归档一份。
14.学校基建部门要定期检查，绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。
(二)整理组卷
1.基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。
2.根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷 。管理性文件材料排在项目的首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。
3.文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原槁在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电 气图、气管图、更改图)。
4.内金属物，对破损的材料进行修补。
5.建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成4号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。
6.无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线的一侧的上角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每 件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。
7.填写卷内目录和备考表。
8.确定保管期限。
9.草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。
(三)归档验收
1.基建项目在验收前，档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收，并出具证明，否则不能组织工程竣工验收。
2.学校档案部门应是工程验收小组成员，会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。
3.基建项目在验收后两个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。
4.学校基建部门应从基建总投资中扣留5％，作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。
5.填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。
四、基建档案的管理
(一)分类编号
1.根据基建档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表。
2.基建类档案档号=年度号+基建档案分类号+案卷号模式如下：
案卷号
基建类档案二级类目代号
基建类档案一级类目代号分类号
年度号 案卷号按最下位类目流水编号，综合管理用自然年度，项目用竣工年度。
(二)编目
1.在每盒档案脊背上填写档号，也可以另行贴上注有档号的标签。标签下沿的位置距离底边 40毫米处。
2.登录基建档案目录，按档号先后顺序，以案卷为对象填写。
(三)将编制的基建档案数据存贮到计算机中。
(四)排架，保管
1.按档号顺序排架。
2.保管要求
按本规范第一章第8条执行。
(五)鉴定和销毁
按本规范第一章第9条执行。
(六)统计
按本规范第一章第9条执行。
(七)档案补充与修改
1.基建文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，向档案部门补充归档。
2.对已归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，经基建部门分管负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。
3.档案部门对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的，可归人相关案卷内并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。
五、基建档案工作岗位责任制
(一)分管基建工作的校领导职责。
1.组织贯彻落实国家有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入本单位的发展计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供条件。
2.定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。
(二)基建管理部门领导的职责
1.会同档案部门编制基建档案工作的长远规划和年度计划，制订和健全有关的管理制度；
2.把基建档案工作全面纳入基建管理工作之中，并监督各部门执行；
3.定期检查，做到各工程项目形成积累的基建文件材料与基建项目进展同步；
4.项目结束后，组织收集基建档案，审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求；
5.提出基建档案资料的案卷保管期限和密级；
6.参加基建档案资料的鉴定工作。
(三)学校档案部门职责
1.贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规，制定本单位基建档案工作各项规章制度；
2.监督、指导、检查、协助基建部门做好基建文件材料形成、积累和整理归档工作；
3.负责基建档案资料的接收、整理、保管、组织、鉴定、统计、利用等业务工作；
4.积极组织开发基建档案信息资源，充分发挥其作用。
(四)基建部门专(兼)职档案人员职责
1.负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统；
2.根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档；
3.归档案卷要组卷合理，编写页号准确，卷内目录、备考表、案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要；
4.接受档案部门的业务指导和督促检查，按规定时间向档案部门归档；
5.参加业务学习，提高工作水平。
附件一
基本建设类档案
归档范围和保管期限表
JJll 综合
附件二
基本建设类档案
二级类目代号简表
JJ
11 综合
12 按单项工程设置类目
13 房改
第六章 仪器设备类档案工作规范
一、仪器设备档案归档范围的确定
(一)确定的原则
1.归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。
4.作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。
(二)归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见附表一
2.归档的重点是仪器设备项目各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
3.本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，均按仪器设备类档案要求处理。
(三)不归档的文件材料
1.上级普发(非专指学校)、不办的文件；
2.未定稿的管理性文件材料；
3.未生效的合同、协议书；
4.重份文件、校内部门往来的文件；
5.无查考价值的一般性函件；
6.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。
二、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程
(一)形成与积累
1.学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责 设备文件的收集、积累、管理工作。
2.从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责收集、积累，过程结束后移交档案部门。
3.设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。
4.重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设 备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。
5.学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作。
6.学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整 的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。
7.设备文件材料，必须用钢笔书写，严禁用园珠笔、水彩笔。要求字迹工整，图样清晰。
8.设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
(二)整理组卷
1.坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。
2.根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系 统整理，组成一个或若干个案卷。
3.将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按 设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。
4.设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。
5.卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。
6.拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。
7.设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。
8.全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页；每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的上角，对不装订卷在每件文件加盖上有单位名称、档号、件号的戳 记章并依次编写件号。
9.认真填写卷内目录和备考表。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。每个案卷组成以后，都应填写备考表 ，写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表 上注明。
10.拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题控制在100个字以内。
11.确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定 为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。
12.设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。
(三)归档验收
1.设备管理部门的专(兼)职档案员，填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式两份，将移交目录连同案卷送单位负责人审查，再向档案部门归 档。归档时双方签字，各持一份备查。
2.设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后2个月，引进设备为索赔期满后2个月。
三、设备档案的管理
(一)分类编号
仪器设备类档案档号=年度号十设备档案分类号十案卷号模式如下：
案卷号
仪器设备类档案二级类目代号
仪器设备类档案一级类目代号 分类号
年度号 案卷号按最下位类目流水编号。年度用仪器设备购置的年度。
(二)编目
1.每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边 40毫米处。
2.编写设备档案目录。按档号先后顺序，以案卷为对象填写。
3.认真登记设备档案的分类目录和专题目录。
(三)排架、保管
1.按档号顺序排架。
2.按本规范第一章第8条执行。
(四)鉴定和销毁
按本规范第一章第9条执行。
(五)统计
按本规范第一章第9条执行。
四、设备档案工作岗位责任制
(一)分管设备工作的校领导职责
1.重视和关心各级设备管理使用部门有关设备档案工作规章制度的建立，并要求认真执行。把设备档案工作列入学校设备工作计划在经费、用房、设备、人员配备及专(兼)职档案人员 各种工作条件方面提供支持；
2.定期检查和研究解决设备档案工作中存在的实际问题。
(二)设备管理部门领导职责
1.制定和健全有关的管理制度，确保设备档案工作全面纳入设备计划、采购、管理工作之中，并监督各部门执行；
2.指导专(兼)职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和干部素质的提高；
3.指导设备档案的鉴定等工作。
(三)学校档案部门职责
1.根据国家有关档案工作的方针、政策和法规，制定本单位设备档案工作各项管理制度；
2.指导、监督、检查、协助设备计划管理人员、使用部门做好设备文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查验收档案是否完整、准确和系统；
3.负责设备档案的接收、整理、保管、组织鉴定，统计和利用等业务工作；
4.积极组织开发利用设备档案资源，充分发挥其作用；
5.遵守国家有关法规，保证设备档案的机密和档案的安全，维护本单位和科技人员的合法权益。
(四)设备使用部门领导职责
1.建立健全本单位设备文件材料的保管制度，确保设备文件材料的完整、准确、系统、检查督促使用设备人员坚持设备使用、维修、检修工作记录，并使之制度化；
2.指导本单位设备文件材料的形成积累工作，检查专(兼)职档案人员的组卷归档工作；
3.参加设备档案的鉴定工作；
4.帮助和支持档案部门做好设备档案工作；
(五)专(兼)职档案人员职责
1.督促科技人员形成和积累设备文件材料，并定期收集；
2.按设备计划，采购供应工作的程序，形成积累设备管理技术文件材料。设备验收或索赔结束后整理移交给设备管理部门；
3.认真做好设备随机文件材料的清点、组卷工作并及时向档案部门归档；
4.对设备使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件，按规定整理后移交档案部门。〖LM 〗
附件一
仪器设备类档案
归档范围和保管期限表 SBll 综合
附件二
仪器设备类档案
二级类目代号简表
SB
11 综合
12 按设备仪器科类或型号设置类目
第七章 财会类档案工作规范
一、财会档案归范围的确定
(一)确定的原则
1.归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对
学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过
程，保证完整、准确、系统。
3.归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有
机联系，充分考虑财会档案的类型特点。
(二)归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计
报表、工资清册等方面。具体范围见附表一。
2.归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长
期保存价值的文件材料。
(三)不归档的文件材料
1.上级有关财务的普发性(非专指学校)不办的文件；
2.未定稿的文件；
3.重份文件及校内其他部门往来的文件；
4.未生效的合同、协议、单据；
5.无查考利用价值一般性、临时性文件；
6.与校外单位交换来的材料(可作资料保存)。
二、财会文件材料的部门立卷及归档流程
(一)形成积累
1.学校财会部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办人员
布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的专(兼)职档案员。
2.财会部门的专(兼)职档案员要督促会计承办人员做好平时
材料的收集、积累、注意材料的完整、系统和准确。
3.学校档案部门应了解会计业务，监督、指导、检查财会部门
的档案业务工作。
(二)整理组卷
1.学校财会部门及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的
单位，均为一个立卷部门分工归口立卷。
2.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门专
(兼)职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学校档案部门移交。
3.遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便
于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，
根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量，保管期限分别整理组
卷。
4.按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能
放在一起立卷。
5.财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多
卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。
6.案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，确切地反映
卷内材料内容，包括责任者、内容和文件类型、名称，用毛笔书写
或打印，字迹工整、清晰。
7.卷内目录表应用于永久、长期保管的案卷，按规定格式填
写，用钢笔、毛笔书写或打印，禁止使用圆珠笔、铅笔。
8.编写页号，每卷页号均从1开始，位置在有书写文字的页上
非装订线一侧。
9.对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，
由档案部门保管到结清债权债务时为止。
10.备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁
等需要说明的情况。
11.卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料要修复。字迹
模糊、扩散的应复制并与原件一并立卷。
12.案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。卷内材料以左、
下方对齐，在左侧装订，若装订线处有重要批注者，须进行贴边处
理。
(三)归档验收
1.当年产生的会计材料，财会部门应于次年第一季度内整理组
卷，请档案部门进行审查。
2.财会部门移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终
了后可暂由财会部门保管3年，期满后的次年6月底前由财会部门
的专(兼)职档案员，将应归档的财会档案编制移交目录一式二份
送领导审核签字后，连同案卷集中向学校档案室办理移交手续。
3.财会部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否
完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡
不符合要求者，档案室有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。
4.学校档案部门接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个
别需要拆封重新整理的，应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，
以分清责任。
5.档案部门对违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正。
三、财会档案的管理
(一)分类编号
1.根据财会档案的内容构成和形成特点，编制用于档号的二级
类目代号简表。
2.财会类档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号。
模式如下：
案卷号按接最下位类目流水编号。类目下面依内容集中顺序排
列。次序可参考附件一。凭证、报表按年月序，帐簿近按总帐、日
记帐、分类帐、明细帐序。
(二)编目
1.学校档案部门以案卷为对象登录目录，并编制分类目录、专
题目录等。
2.每个案卷脊背应贴上有财会档案档号的标签，其位置距离底
边40毫米处。
(三)保管
1.案卷入库时，应全面检查帐、物、卡是否相符。然后按档号
排列。
2.库房保管条件和其他技术要求，按本规范第一章第8条执
行。
(四)鉴定和销毁
1.财会档案的鉴定、销毁程序和手续均按财政部和国家档案局
制发的规定及《会计档案保管期限表》和本规范第一章第9条执行。
2.根据财会档案的历史价值、使用价值，将保管期限分别定为
永久、长期、短期三种，对保管期限满的案卷应及时组织鉴定，决
定存毁。
3.鉴定工作，在学校分管档案工作的负责人领导下，由档案部
门和财会部门抽人组成鉴定小组进行。
4.对已无保存价值的财会档案经校领导批准后，由学校档案部
门和财会部门各派一人监销，监销人在销毁前应认真清点，核对无
误后，在销毁清册上签字盖章，方可进行销毁。
5.鉴定工作结束后；写出鉴定工作总结，内容包括：小组成员
名单，工作概况，鉴定范围做法及财会档案保管期限调整，销毁档
案数量。销毁清册一式三份，一份经主管领导审查批准后归档，一
份送上级主管部门备案，一份留财会部门存查。
6.档案部门在档案销毁后，应及时调整档案柜架，并在相应的
存放地点，检索工具中注明。
(五)统计
按本规范第一章第9条执行。
四、财会档案工作岗位责任制
(一)分管财会工作的校领导职责
1.组织贯彻《档案法》和上级档案工作的方针、政策和法规，
把财会档案工作列入计划，纳入学校议事日程，在经费、用房、人
员配备、干部培养、待遇等方面提供条件。
2.定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。
(二)财会部门领导职责
1.组织编制本部门的财会档案工作计划、规划。
2.制订管理制度，切实做到财会档案工作纳入议事日程，纳入
财会管理工作之中，监督承办人员执行。
3.为本部门的专(兼)职档案干部开展工作提供必要条件。
4.对经办人员提出要求，定期检查，做到各类会计核算材料的
形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。
(三)财会部门的专(兼)职档案干部职责
1.在部门负责人领导下，协助务会计承办人员做好平时各类会
计核算材料的收集、积累工作。
2.将已收集、积累的材料，检查是否完整、系统、准确，然后
按要求进行整理、组卷。
3.做好暂时存在本部门的档案的分类、编目、登记、保管、利
用等工作。
4.接受学校档案部门的业务指导、监督、检查，并做好交办的
有关档案工作任务。
(四)财会部门会计人员职责
1.按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作。
2.整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。
3.主动配合相关材料的合并组卷事宜。
(五)学校档案部门职责
1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，并制
订本校财会档案工作有关制度。
2.督促、指导、检查全校财会部门做好财会档案工作。
3.努力开发财会档案信息资源，积极提供利用，充分发挥其作
用。
附件一
财 会 类 档 案
归档范围和保管期限表
CKll 综合
注： 保管期限5年以下(含5年)的会计档案，可由会计机构自
行保管至期满销毁。
附件二
财 会 类 档 案
二 级 类 目 代 号 简 表
CK
11 综合
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册
含资金、助学金
第八章 声像载体档案工作规范
一、声像档案归档范围的确定
(一)确定的原则
1.归档的学校各项活动中形成的，或校外单位形成的与本校有
关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和
凭证作用。
2.归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证
完整、准确、系统。
3.归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载
体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。
(二)归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三
个方面，具体范围见附件一。
2.归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤
其是声像载体材料的原件。
(三)不归档的文件材料
1.不能反映本校工作、活动的声像材料；
2.音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；
3.重份声像材料。
二、声像载体材料部门立卷和归档流程
(一)形成积累
1.视听(电教)宣传、报刊、部门和其他声像材料形成部门，
均为立卷单位，分工归口立卷。
2.声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好
制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本部门专(兼)职档案
员移交全套案本。
3.部门专(兼)职档案员对收集上来的声像材料，按规定程序
进行系统整理后向档案部门移交。
(二)整理组卷
1.立卷原则
根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管
单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内
容的，应登录声像档案卷内目录，对同一内容，多载体合成的档案，
应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保
证不同内容的声像材料具有独立的使用性。
2.立卷分类
(1)按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；
(2)纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件
材料；
(3)声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻
灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；
(4)同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。
3.立卷分工
(1)综合管理材料，由视听(电教)部门立卷归档；
(2)制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立
卷归档；
(3)两个以上部门共同制作的，由主办部门立卷归档；
(4)外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门
负责征集或委托征集。
4.归档材料的整理
(1)检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画
面是否清楚，对局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，生霉、发
潮的，要及时冲淡、风干。
(2)根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查
考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系
统整理，组成保管单位。
(3)照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物
和制作者)，其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定
稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。
(4)声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相
照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求按本规范第5条第
3款执行。
(5)声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声
像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。
(三)归档验收
1.声像材料形成部门应在规定时间向档案部门(含分室)办理
移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。
2.归档的声像载体的文件材料，必须符合本规范的案卷质量要
求。
3.综合管理材料归档时间为次年6月底以前，声像载体材料在
完成制作后2个月归档。
三、声像档案的管理
(一)分类编号
1.根据声像档案的内容、特点、不同类型的载体，编制用于档
号的二级类目(载体)代号简表。
2.声像档案档号=声像档案分类号+保管单位号+张号(照片、
底片)
模式如下：
保管单位依不同载体而定，主要是卷、册、盒、盘保管单位号
依载体代号流水编号。底片案卷号为若干年一个流水号。
(二)编目
1.档案部门对接收的声像档案在装具脊背上填写档号，也可另
行在底边20毫米处贴上注有档号的标签。
2.登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位
为对象填写，并注明相应的参见号。
3.为方便查阅档案，应编制各种分类目录和专题目录。
(三)将编制的声像档案和资料录入数据存贮到计算机的数据库
中，在本校的信息系统建立后，按要求与之联网。
(四)排架、保管
1.按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。
2.照片库房保持温度15—25，湿度55—65％。其他声像档案
库房，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18—24℃，相对湿度宜
35—45％，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以
上的磁场。
3.每年定期检查库房的“八防” (防火、防潮、防高温、防
光、防尘、防虫、防鼠、防盗)情况。定时记录库房温、湿度，保
持库房整洁。
4.每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，
发现问题及时处理。
5.照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，
要及时进行清洗和技术处理。
6.录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入
盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等
现象，应及时进行补救。
7.声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长
期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。
8.母带(片)与复制带(片)保管方法一致。母带(片)必须
专柜保管，并特别标明。
(五)鉴定与销毁
按本规范第一章第9条执行。在销毁方式上，应注意按不同载
体音像材料的性能，采用不同的销毁方式，如洗掉、去磁等。
(六)统计
按本规范第一章第9条执行。
四、声像档案工作人员岗位责任制
(一)学校分管形成声像档案部门的校领导职责
1.加强全校声像档案工作的指导、监督，把声像档案形成部门
工作纳入学校声像工作发展规划，并列入学校声像工作议事日程，
定期加以研究。
2.关心声像档案的建设与发展，特别是声像档案库房的建设，
从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困
难，逐步改善工作条件，使声像档案工作能与学校各项工作协调发
展。
3.关心档案人员的工作情况以及他们的待遇等。
(二)学校声像档案形成部门负责人职责
1.贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、规定，草拟本单位
声像档案工作的规划和制度，并组织实施。
2.对本校各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行
检查、督促、业务指导，确保声像档案材料的完整、准确。
3.负责声像档案的鉴定工作，按规定销毁已无保存价值的档案
材料。
4.严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。
5.积极做好六防(防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、
防鼠)工作。
(三)各级声像部门科技人员职责
1.各级声像工作部门及负责声像工作的科技人员在每项工作完
成后，立即将声像材料和文字简介整理好，向声像档案室归档。
2.填好声像材料归档的有关表格，办完移交手续。
(四)学校档案部门职责
1.学校档案室定期或不定期的对学校声像档案形成部门的相应
工作进行检查、督促、指导。
2.对声像材料部门专(兼)职档案人员提出的疑难问题，应及
时与有关领导研究解决。
3.关心档案人员的学习、工作等情况。
(五)声像档案形成部门专(兼)职档案人员职责
1.在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做好声像
档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，并检查是
否完整、准确、系统，组卷是否符合要求。
2.将已收集的案卷，于次年纪月底以前向档案部门办理移交。
3.完成学校档案部门委托办理的其他任务。
附件一
声 像 载 体 档 案 材 料 归
档 范 围 及 保 管 期 限 表
SX声像
附件二
声像载体档案
级类目代号简表
SX
11 底片
12 照片
13 录音带
14 录像带
15 幻灯片
16 磁盘
17 影视胶片
18 缩微胶片
19 光盘
第九章 人员档案管理规范
一、人员档案的归档范围，仅包括学校的已故人员的档案。在
职的和非在职的人员档案由人事部门负责保管，已故的人员档案，
由本校人事部门保存三年，期满后的次年6月前移交学校综合档案室
保管。人员档案作长期保存。
二、人员档案的收集、整理、立卷由本校人事秘书按人事部门
对人员档案的要求组卷归档。
三、档案移交时，交接双方必须当面检查验收，检查卷内文件
材料是否完整、齐全，书写是否符合要求，凡不符合要求者，接收
人应拒绝接收，并限期整改后移交。
移交时填写移交目录一式两份，双方各执一份。
四、人员档案的管理
(一)根据人员档案的内容和特点，编制用于组成档号的类目代
号简表。 (见附件一)
(二)人员档案档号=年度号+人员档案分类号+案卷号
模式如下：
案卷号按最下位类目流水编号，已故人员档案的年度用人员去
世的年度。
(三)编目
1.每卷档案脊背上填写档号，也可另行贴上注有档号的标签，
标签下沿的位置距离底边40毫米处。
2.登录人员档案目录，按档号顺序，以案卷为对象填写
(四)排架、保管
1.按档号顺序排架。
2.保管要求按本规范第一章第8条执行。
(五)鉴定和销毁
按本规范第一章第9条执行。
(六)统计
按本规范第一章第9条执行。
附件一
学校人员档案
一级类目代号简表
RY
已故人员
第十章 实物类档案管理规范
一、学校在各项工作活动中，获得的具有保存价值的各种证书、
奖状、奖牌、奖旗、奖章(杯)、牌匾及纪念品、字画等实物，均作
为实物类档案进行归档管理。
二、为确保实物档案的完整与安全和便于开发利用，必须进行
集中统一管理。
三、学校在各类工作、活动中取得的各种实物档案必须在活动
结束后，由经办部门向学校综合档案室移交并办理移交手续。
四、实物类档案的整理
(一)一件实物为一卷。
(二)根据实物类档案的特点，编制用于组成档案的二级类目代
号简表(见附件一)
(三)实物类档案档号=年度号+实物档案分类号+件号
模式如下：